Help, ik Sync!

Hieronder worden een aantal onderwerpen kort beschreven. Voor een uitgebreidere beschrijving wordt verwezen naar de Sync 'help' pagina's.

Overzicht

  1. Wat is Sync?
  2. Heb ik een Sync account nodig?
  3. Heb ik de App echt nodig? (Kort antwoord: nee)
  4. Ik heb een uitnodiging ontvangen voor het delen van een map? Wat nu?
  5. Hoe kan ik een Microsoft Word document (of Powerpoint of Excel) wijzigen in Sync?
  6. Het Word document wordt niet geopend (wel gedownload); hoe komt dat?
  7. Het lijkt erop dat de Sync App niet werkt. Wat moet ik doen?
  8. Aan wie kan ik vragen stellen over Sync?
  9. Hoe log ik in met een wachtwoord en een 2e factor?

Meer vragen & antwoorden zijn te vinden op Sync Help Center.

1. Wat is Sync?

Met Sync.com kan EGS bestanden en mappen delen met een groep mensen. Het delen is veilig: alleen de personen die toegang hebben tot deze bestanden of mappen kunnen de gegevens zien. Sync.com kan de gegevens niet zien.

Extra info is te vinden op https://www.sync.com/business-cloud-storage/.

Meer vragen & antwoorden zijn te vinden op Sync Help Center.

2. Heb ik een Sync account nodig?

Ja.

Elk persoon waarmee bestanden of mappen worden gedeeld moet een eigen account hebben bij Sync.com.

Vraag ICT-Beheer om een Sync account aan te maken op basis van je EGS e-mail Inbox. Of als je er zelf niet uitkomt !!

Je kunt heel eenvoudig een gratis account aanvragen bij Sync.

  • Ga naar: https://www.sync.com/free-cloud-storage-from-trial/
  • Gebruik hiervoor je eigen emailadres (waarop je ook uitnodigingen zal ontvangen voor het delen van bestanden of mappen).
  • Gebruik je wachtwoord manager om het "sterke" wachtwoord te maken en op te slaan (geen hergebruik van wachtwoorden!)
  • Let op: je hebt GEEN pro-licentie nodig, mocht je die indruk hebben/krijgen; kies altijd voor de gratis versie. Klik dus NIET op de PRO trial licentie!

NIET VERGETEN: Als je net een nieuw account hebt aangemaakt, stel dan ook een "2 factor authenticatie" (2FA) in om het inloggen extra te beveiligen. 
Het gebruik van 2FA (tweestapsverificatie) is verplicht vanuit EGS, maar Sync.com dwingt het niet af.

Kijk ook op "Wat is inloggen met 2FA?".

Uitgebreide info over het instellen van de 2FA is te vinden op https://www.sync.com/help/account-security/#security2fa 
Of gebruik deze handleiding (als PDF) in het Nederlands: klik hier.

In het kort hoe je '2FA' aanzet:

  • Na het inloggen klik op je account naam (rechts, bovenin): klik op 'Settings' in het menu.
  • Je ziet dan informatie over je Account.
  • Er worden nog 4 andere 'tabs' getoond (bovenaan, links, naast 'Account'): 'Billing', 'Devices', 'Apps' en 'Security'.
  • Klik op de tab 'Security'
  • Je ziet dan een regel met "Two-factor Authentication: Secure web-based access and all account level changes with 2FA.". Op diezelfde regel, helemaal rechts, zie je 'Edit' staan. Klik daar op.
  • Je krijgt dan de mogelijkheid om een '2e factor' in te stellen (je wachtwoord van je account is de '1e factor'). Volg de stappen op en bewaar de backup codes goed (print ze uit en bewaar ze bij je belangrijke papieren).

Vraag ICT-Beheer om een Sync account aan te maken op basis van je EGS e-mail Inbox. Of als je er zelf niet uitkomt !!

3. Heb ik een App nodig?

Nee.

Je moet inloggen via je eigen webbrowser (zoals Apple Safari, Microsoft Edge, Google Chrome, e.d.) op Sync.com: https://cp.sync.com/login. Daarna zie je de bestanden en/of mappen die met jouw worden gedeeld.

NB. Als je wel op je laptop of computer de Sync App installeert loop je tegen problemen aan als je gedeelde bestanden gaat wijzigen. Dit levert alleen maar problemen op! Dus installeer GEEN Sync App op je computer of laptop, tenzij je heel erg goed weet wat je doet ('wanneer wel/wanneer niet')! Mocht dit niet duidelijk voor je zijn: installeer de App NIET!

4. Ik heb een uitnodiging ontvangen voor het delen van een map. Wat nu?

Als je nog geen account hebt: maak een account aan bij Sync.com. Ga naar vraag 2 en kom daarna hier terug.

Vraag ICT-Beheer om een Sync account aan te maken op basis van je EGS e-mail Inbox. Of als je er zelf niet uitkomt !!

Je heb dus een Sync account.

Ga naar de email die je hebt ontvangen. Klik op de link / knop met "Join share". (Doe je dat niet, dan krijg je geen toegang tot de 'gezamelijke map'.)

  • Er wordt gevraagd om in te loggen als je nog niet ingelogd was.
  • Er komt een scherm "Join a share folder" waarin je ook de naam van de folder ziet.
  • Klik op de knop "Join share" (recht-onder). Je bevestigt daarmee dat je de map ook wilt gaan gebruiken.

Daarna zie je de map in je overzicht (het overzicht was eerst 'leeg').

5. Hoe kan ik een Microsoft Word document (of PowerPoint of Excel) wijzigen in Sync?

Gebruik voor het gezamelijk bewerken van Microsoft Word bestanden (of Excel of PowerPoint) ALTIJD de online via je webbrowser (zoals Apple Safari, Microsoft Edge, Google Chrome, e.d.). (Echt waar.)

  • Open je webbrowser (Apple Safari, Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, etc.).
  • Login op de Sync website https://cp.sync.com/login met je eigen account.
  • Ga naar de folder waar het bestand staat.
  • Klik op de 3 puntjes in de regel van het bestand: selecteer "Open". 
    Een alternatief is: klik op de naam van het bestand (je krijg een 'alleen lezen' versie te zien) en kies in het menu aan de rechterkant "Edit in Office".

Oh ja, het programma Microsoft Word (of Excel of PowerPoint) moet wel op je laptop of computer zijn geinstalleerd. Zonder de Microsoft Office software op je laptop of computer kun je de bestanden niet online bewerken. 

Het goede nieuws is: je hebt geen MS Office licentie nodig als je in Sync het Word document wilt wijzigen. 

PS. Met de software Libre Office of Open Office kun je in principe ook Microsoft Word (Excel, PowerPoint) bestanden wijzigen. Maar Libre Office en Open Office werken niet met Sync waardoor je die bestanden niet online kan wijzigen (als je geen Microsoft Office hebt). Maar wel als je de Sync App gebruikt en de bestanden op je eigen computer hebt staan, in de map 'Sync'. Maar ... als je samen met andere personen aan hetzelfde document werkt, gaat dat mogelijk niet goed! Wees je bewust van de risico's.

6. Het Word document wordt niet geopend (wel gedownload); hoe kan dat?

Sync werkt alleen goed samen met recente MS Office versie voor Word/Excel/PowerPoint). Dit is te herkennen aan de "x" in de type aanduiding (de 'extensie') voor Office bestanden.

Oude versies, zoals "Microsoft Office Word 97-2003-document" werken niet in Sync: de bestanden worden dan gedownload (kijk in je Download map).

Voorbeelden van "oude" versies: 'tekstbestand.doc' of 'mijnexcel.xls'. 
Voorbeelden van recente versies: 'tekstbestand.docx' of 'mijnexcel.xlsx'.

PS. Het helpt niet om de extensie te wijzigen met een 'x' erin, bijvoorbeeld door de bestandsnaam 'tekstbestand.doc' te wijzigen in 'tekstbestand.docx'. Dat werkt dus niet. Het bestand moet worden bewaard op basis van de nieuwe/recente versie. Dit kun je doen door (1) LibreOffice te installeren, (2) daarna het bestand te openen en te kiezen voor "Bewaren als" en dan (3) de recente versie te kiezen (met .docx voor MS Word bestanden).

7. Het lijkt erop dat de Sync App niet werkt. Wat moet ik doen?

Voer een paar controles uit:

  • Is de App actief? Er moet een klein icoontje staan in de Windows Tray, rechts onderin, of bij Apple rechts bovenin. Zo niet, dan is de App niet gestart en worden de bestanden NIET gesynchroniseerd. Start de App alsnog.
  • Is de App verouderd? Misschien heb je niet de laatste versie van de Sync App; de App is dan niet automatisch geupdate. Dit kan automatisch door Windows of macOS worden gedaan, maar misschien staat dat bij jouw "uit"? Download de App opnieuw: ga naar https://www.sync.com/install/, installeer de App en start de App. Dit zou het probleem moeten verhelpen.
  • Heb je wel internet verbinding? Zonder verbinding kunnen de bestanden niet worden gesynchroniseerd. 
  • Soms helpt het om je computer of laptop gewoon helemaal uit te zetten en opnieuw aan te zetten. Kost even tijd, maar het kan het probleem verhelpen.
  • Heb je misschien je wachtwoord van je Sync account gewijzigd? Maar heb je dit niet "doorgevoerd" in de Sync App? Open de Sync App en ga naar "Preferences", kies de tab "Account" en vul je (gewijzigde) wachtwoord in. Doe dit alleen als je dus je wachtwoord hebt gewijizgd. 
  • Misschien heb je tijdens de installatie van de Sync App niet aangegeven dat de App automatisch moet starten als je de computer aanzet?
    Start de Sync App, klik op het icoontje (in de Windows Tray of in de Apple Menu Bar) en kies "Preferences".
    Vink de optie aan bij: "Run When Computer is Started". Ter illustratie:

8. Aan wie kan ik vragen stellen over Sync?

Je kunt een email sturen naar 'ict-beheer' @ ... of vraag Joeri of Ernst Jan.

9. Hoe log ik in met een wachtwoord en een 2e factor?

Hiervoor is een aparte bladzijde gemaakt: klik hier.